Quy trình xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp nào cũng sẽ cần phải có hệ thống thông tin cho riêng mình. Hệ thống này sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý các thông tin nội bộ. Tuy nhiên hiện nay nhiều người vẫn băn khoăn về cách thức để xây dựng nên hệ thống này. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu vấn đề này thì hãy theo dõi đến cuối bài viết sau đây nhé.
Hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là gì
Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý và lưu trữ dữ liệu. Hệ thống thông tin thường sẽ bao gồm sự kết hợp của nhiều thành phần khác nhau. Ví dụ như phần mềm, phần cứng, dữ liệu, viễn thông,...Hệ thống thông tin nội bộ sẽ hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành doanh nghiệp.
Việc sở hữu và quản lý hệ thống thông tin nội bộ tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong các hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt nó sẽ giúp thực hiện được các chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra. Hơn nữa, hệ thống thông tin tốt sẽ giúp tổ chức tránh được các mâu thuẫn nội bộ. Nếu không dung hoà được quyền lợi của các cá nhân, bộ phận thì mâu thuẫn nội bộ rất dễ phát sinh.
Xem thêm: luật sư giỏi hà nội
Vai trò của hệ thống thông tin nội bộ
Hệ thống thông tin nội bộ có một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vì nó chính là vật trung gian giữa doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Hay nói cách khác hệ thống thông tin có vai trò trung tâm. Bởi nhiệm vụ chính của hệ thống này chính là giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi.
Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài. Các dữ liệu này sau đó sẽ được kiểm tra, rà soát, chắt lọc và đưa từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài rất đa dạng. Đó có thể là thông tin về giá cả, thị hiếu của người tiêu dùng hay các chính sách của chính phủ,…
Một vai trò khác của hệ thống thông tin nội bộ đó là đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin nội bộ giúp liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra.
Tìm hiểu thêm: dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói
Cách xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp
Muốn xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp không phải quá khó. Bạn đọc chỉ cần thực hiện theo quy trình dưới đây:
Tìm hiểu về môi trường
Hệ thống thông tin nội bộ sẽ thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài. Tuy nhiên không phải dữ liệu nào cũng sử dụng. Có những dữ liệu có thể đem lại rủi ro đến cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải quy định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đánh giá và quản lý rủi ro.
Đặc biệt cần tôn trọng các nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong phân công, rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý. Đây là cơ sở để cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp, tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ.
Tăng cường công tác kiểm soát
Hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp thường chủ yếu do phòng kế toán thực hiện. Trong khi phòng kế toán thường dễ có những sai sót, thậm chí là gian lận xảy ra. Điều này dẫn đến làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát. Vậy nên các doanh nghiệp phải tăng cường công tác kế toán quản trị nếu muốn có hệ thống thông tin nội bộ thật sự hiệu quả.
Thiết lập quy trình quản lý rủi ro
Một bước quan trọng trong quy trình xây dựng hệ thống thông tin nội bộ đó là có quy trình quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro là một chức năng quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Như đã giới thiệu việc xuất hiện rủi ro trong hệ thống thông tin là điều khó tránh khỏi. Chính vì thế mà doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý rủi ro trong quá trình xây dựng chiến lược doanh nghiệp. Bên cạnh đó cần quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống giám sát và thẩm định
Doanh nghiệp cần phải kiểm soát cả về chiều dọc và chiều ngang. Việc giám sát, thẩm định cả hai chiều sẽ sẽ đảm bảo kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc có nghĩa là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo cơ cấu tổ chức quản lý dọc từ trên xuống các bộ phận và cá nhân theo sự phân công trong doanh nghiệp. Trong khi đó kiểm soát theo chiều ngang là kiểm soát các quy trình nghiệp vụ.
Tìm hiểu thêm: dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh hết bao nhiêu tiền
Trên đây là những thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp mà bạn đọc nên biết. Các thông tin trên đều mang tính chất tham khảo để giúp bạn đọc có cái nhìn rõ hơn về hệ thống thông tin. Qua đó có thể thấy việc thiết lập một hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là rất cần thiết.
Doanh nghiệp nào cũng sẽ cần phải có hệ thống thông tin cho riêng mình. Hệ thống này sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý các thông tin nội bộ. Tuy nhiên hiện nay nhiều người vẫn băn khoăn về cách thức để xây dựng nên hệ thống này. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu vấn đề này thì hãy theo dõi đến cuối bài viết sau đây nhé.
Hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là gì
Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý và lưu trữ dữ liệu. Hệ thống thông tin thường sẽ bao gồm sự kết hợp của nhiều thành phần khác nhau. Ví dụ như phần mềm, phần cứng, dữ liệu, viễn thông,...Hệ thống thông tin nội bộ sẽ hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành doanh nghiệp.
Việc sở hữu và quản lý hệ thống thông tin nội bộ tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong các hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt nó sẽ giúp thực hiện được các chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra. Hơn nữa, hệ thống thông tin tốt sẽ giúp tổ chức tránh được các mâu thuẫn nội bộ. Nếu không dung hoà được quyền lợi của các cá nhân, bộ phận thì mâu thuẫn nội bộ rất dễ phát sinh.
Xem thêm: luật sư giỏi hà nội
Vai trò của hệ thống thông tin nội bộ
Hệ thống thông tin nội bộ có một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vì nó chính là vật trung gian giữa doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Hay nói cách khác hệ thống thông tin có vai trò trung tâm. Bởi nhiệm vụ chính của hệ thống này chính là giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi.
Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài. Các dữ liệu này sau đó sẽ được kiểm tra, rà soát, chắt lọc và đưa từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài rất đa dạng. Đó có thể là thông tin về giá cả, thị hiếu của người tiêu dùng hay các chính sách của chính phủ,…
Một vai trò khác của hệ thống thông tin nội bộ đó là đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin nội bộ giúp liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra.
Tìm hiểu thêm: dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói
Cách xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp
Muốn xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp không phải quá khó. Bạn đọc chỉ cần thực hiện theo quy trình dưới đây:
Tìm hiểu về môi trường
Hệ thống thông tin nội bộ sẽ thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài. Tuy nhiên không phải dữ liệu nào cũng sử dụng. Có những dữ liệu có thể đem lại rủi ro đến cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải quy định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đánh giá và quản lý rủi ro.
Đặc biệt cần tôn trọng các nguyên tắc kiểm soát nội bộ trong phân công, rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý. Đây là cơ sở để cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp, tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ.
Tăng cường công tác kiểm soát
Hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp thường chủ yếu do phòng kế toán thực hiện. Trong khi phòng kế toán thường dễ có những sai sót, thậm chí là gian lận xảy ra. Điều này dẫn đến làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát. Vậy nên các doanh nghiệp phải tăng cường công tác kế toán quản trị nếu muốn có hệ thống thông tin nội bộ thật sự hiệu quả.
Thiết lập quy trình quản lý rủi ro
Một bước quan trọng trong quy trình xây dựng hệ thống thông tin nội bộ đó là có quy trình quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro là một chức năng quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Như đã giới thiệu việc xuất hiện rủi ro trong hệ thống thông tin là điều khó tránh khỏi. Chính vì thế mà doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý rủi ro trong quá trình xây dựng chiến lược doanh nghiệp. Bên cạnh đó cần quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống giám sát và thẩm định
Doanh nghiệp cần phải kiểm soát cả về chiều dọc và chiều ngang. Việc giám sát, thẩm định cả hai chiều sẽ sẽ đảm bảo kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc có nghĩa là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo cơ cấu tổ chức quản lý dọc từ trên xuống các bộ phận và cá nhân theo sự phân công trong doanh nghiệp. Trong khi đó kiểm soát theo chiều ngang là kiểm soát các quy trình nghiệp vụ.
Tìm hiểu thêm: dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh hết bao nhiêu tiền
Trên đây là những thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp mà bạn đọc nên biết. Các thông tin trên đều mang tính chất tham khảo để giúp bạn đọc có cái nhìn rõ hơn về hệ thống thông tin. Qua đó có thể thấy việc thiết lập một hệ thống thông tin nội bộ trong doanh nghiệp là rất cần thiết.